Planning en Timing

Het is weer maandag en deze ochtend zit ik om kwart over acht in de showroom van mijn garage dit stukje te schrijven. De auto vertoonde vorige week een kuurtje waarmee ik ongepland even langsgegaan was. Ze helpen dan direct, en ik kon erop wachten. Wel maar meteen een beurt afgesproken, netjes ingepland, voor vanochtend dus. Ik kwam aan toen ze net open waren. Perfecte timing.

Zowel het geplande als het ongeplande werkt hier goed. Afspraak is dat ik ook nu kan blijven wachten; vinden ze iets wat langer gaat duren, dan krijg ik alsnog een auto te leen en kan ik later terugkomen. Die in de planning ingebouwde flexibiliteit is aangenaam. Eigenlijk gaat het dan nooit mis.

Dat is niet zo vanzelfsprekend als het lijkt. Ik ben in mijn werkzame leven nogal eens projecten tegengekomen die zo spijkervast gepland waren dat ze gierend uit de bocht vlogen. Dan is iedereen in rep en roer, er wordt geroepen om verantwoording afleggen, soms moeten er koppen gesneld – als de schade te groot wordt – en vervolgens wordt er een nieuwe strakke planning gemaakt die dan natuurlijk wel gehaald moet worden. Je snapt het al…..

Ik herinner me een groot programma waarin we voor de eerste fase een goed jaar de tijd hadden, en waar op een gegeven moment echt een deadline gesteld moest worden: wat we maakten zou worden gelanceerd in een feestelijke bijeenkomst met ruim 100 mensen – inclusief de bestuurders van de betrokken organisaties. Daar moet je dan wel op tijd een datum voor prikken en het een en ander voor organiseren. En dat houdt in dat uitstel niet meer kan. Of veel te veel geld en goodwill gaat kosten. Er werkten 17 verschillende organisaties in mee, met een veelvoud daarvan aan mensen. Iedereen was erg gemotiveerd en had zin in dat feestje; bovendien viel er aan het slagen van het project voor iedereen veel eer te behalen, zowel in ons eigen land als daarbuiten. Dus de kaarten waren gunstig, maar het kunstje was nog niet eerder op die schaal vertoond; het was nog niet eens zeker dat het überhaupt zou lukken, laat staan op tijd. Mijn belofte aan alle betrokkenen was: we hebben op die dag een feestje; maar als er ook maar één partij op die dag zijn aandeel niet aantoonbaar kan leveren is er geen feestje.

Ze hebben me lang niet geloofd en dat snap ik. Maar hoe serieus het toch genomen werd bleek op de ochtend van de geplande feestdag. Dat was ook een maandag, op de kop af 17 jaar geleden. ’s Middags zou het allemaal gaan gebeuren. ’s Ochtends waren we bezig de laatste dingen te checken, het leek allemaal te gaan lukken. Maar al snel kwam er een telefoontje: bij een van de deelnemende clubs was in het weekend een probleem geconstateerd en ze konden nog steeds de IT-specialist die het moest fixen niet te pakken krijgen. Zijn telefoon stond uit. Hij had een nieuwe vriendin….

Het is een paar uur héél erg spannend geweest. Maar het is goed gekomen, met perfecte timing. Deze last-minute hiccup werd dé anekdote in mijn lanceringsspeech die middag, en het werd – mede dankzij die hiccup – een geweldig feestje.

En zo heb ik dat wel vaker meegemaakt, al is dit wel het mooiste voorbeeld vanwege de unieke en ó zo menselijke reden van de last-minute hiccup. Dat het allemaal op het laatste moment toch in orde komt is vooral te danken aan de enorme inzet, flexibiliteit en creativiteit van de mensen die het werk moeten doen, en dat dan ook gewoon doen. Met perfecte timing, ondanks planningen, nerveuze leidinggevenden en andere complicerende factoren.

Het doet me ook altijd weer denken aan wat mijn voormalige leraar modern Grieks ooit een keer uitriep, met karakteristiek Grieks armgewuif en drama: “Plannen, plannen…?! Dat wordt alleen maar chaos!!! In Nederland ontstaat altijd chaos, met al dat geplan!!! In Griekenland, als je daar dinsdag bij de bank een afspraak hebt om 10.00 uur en je komt woensdag, is het ook goed!!!”

Voor ons feestje zou het niet zo goed gewerkt hebben, maar er zit veel wijsheid in die uitspraak. Want hij verwijst naar dat wat met veel planningen weggepland wordt: de flexibiliteit en creativiteit die noodzakelijk is vanwege de onontkoombare feilbaarheid van mensen, machines, fabrieken, processen en systemen. Dan wel het meer algemene fenomeen dat de werkelijkheid nu eenmaal onvoorspelbaar is. Zo komt bijvoorbeeld de liefde plotseling in het spel. Het gaat ineens sneeuwen, en daar sta je dan als vaccin-prikker met een flinke dosis beperkt houdbare vaccins in je auto, vast op de snelweg. Of een fabrikant kan niet leveren wat hij beloofd heeft. Daar gaat je planning. Wat te doen?

Volgens de oorspronkelijke planning ben ik in maart aan de beurt om gevaccineerd te worden. Gegeven de onvoorspelbaarheid van de werkelijkheid zou dat zo maar eens kunnen gaan lukken. Of het wordt april. Prima timing. En als de minister, gedwongen door de omstandigheden, zijn planning helemaal moet omgooien, dan geef ik hem graag de geweldige, grieks-aandoende suggestie door, die een van mijn goede vriendinnen deze week deed: vaccineer eerst alle buren!

Mijn verhaal voor vandaag is klaar. Terwijl ik de laatste woorden typ komt de monteur vertellen dat mijn auto gereed is. Perfecte timing.